Il-karatteristika ta 'Mail Merge ta' Microsoft tippermettilek tibgħat l-istess dokument b'bidliet żgħar għal numru kbir ta 'riċevituri. It-terminu "merge" ġej mill-fatt li dokument wieħed (ittra, pereżempju) jingħaqad ma 'dokument tas-sors tad - dejta , bħal spreadsheet .
Il-Word's mail merge feature jaħdem bla ebda xkiel bid-dejta minn Excel. Filwaqt li Kelma jippermettilek ukoll li toħloq is-sors tad-dejta tagħha stess, l-għażliet għall-użu ta 'din id-dejta huma limitati. Barra minn hekk, jekk diġà jkollok id-dejta tiegħek f'folja spreadsheet, ma tantx jagħmel sens li tirripplika l-informazzjoni kollha fis-sors tad-dejta ta 'Kelma.
Tħejjija tad-Dejta tiegħek għall-Merge tal-Posta
Teoretikament, tista 'tuża kwalunkwe worksheet ta' Excel f'funzjoni Word merge mail mingħajr preparazzjoni speċjali. Madankollu, huwa rakkomandat li tieħu ftit ħin biex tħejji l-worksheet tiegħek biex ittejjeb il- proċess tal-jgħaqqad il-posta .
Hawn taħt hawn ftit linji gwida biex tosserva li se tgħin biex il-proċess tal-jgħaqqad il-posta jmur aktar mingħajr xkiel.
Organizza d-Dejta ta 'Spreadsheet Tiegħek
Għar-riskju li tiddikjara l-ovvju, id-data tiegħek għandha tkun organizzata bir-reqqa f'ringieli u kolonni. Aħseb f'kull ringiela bħala rekord wieħed u kull kolonna bħala qasam li inti ser tiddaħħal fid-dokument tiegħek. (Iċċekkja t- tutorial tad-data ta 'Excel jekk għandek bżonn aġġornament).
Oħloq ringiela ta 'Header
Oħloq ringiela ta 'l-intestatura għall-folja li għandek il-ħsieb li tuża għall-posta jingħaqdu. A header row hija ringiela li fiha tikketti li jidentifikaw id-data fiċ-ċelloli ta 'hawn taħt. Excel jista 'jkun xi drabi dubjuż dwar id-differenzazzjoni bejn id-dejta u t-tikketti, sabiex tagħmilhom ċari billi tuża testi skuri, fruntieri taċ-ċelluli u dell taċ-ċelluli li huma uniċi għar-ringiela tal-header. Dan jiżgura li Excel jiddistingwih mill-bqija tad-dejta tiegħek.
Aktar tard meta tgħaqqad id-data mad-dokument prinċipali, it-tikketti se jidhru bħala l-ismijiet tal-għaqdiet tal-merge, għalhekk ma jkun hemm l-ebda konfużjoni dwar liema data qed tiddaħħal fid-dokument tiegħek. Barra minn hekk, hija prattika tajba biex tikkettja l-kolonni tiegħek, għax tgħin biex tevita l-iżball ta 'l-utent.
Poġġi d-Dejta kollha fuq Folja Waħda
Id-dejta li biħsiebek tuża għall-jgħaqqad il-posta trid tkun fuq folja waħda. Jekk tkun mifruxa fuq folji multipli, ikollok bżonn tgħaqqad il-folji jew iġġestixxi fużjonijiet multipli tal-posta. Ukoll, kun żgur li l-folji huma msemmija b'mod ċar , għax ser ikollok bżonn tkun tista 'tagħżel il-folja li biħsiebek tuża mingħajr ma taraha.
L-Assoċjazzjoni ta 'Sors ta' Dejta f'Unjar tal-Posta
Il-pass li jmiss fil-proċess tal-jgħaqqad il-posta huwa li tassoċja l-ispreadsheel Excel imħejjija bid-dokument Word tiegħek.
- Fuq il-toolbar tal-Mail Merge, ikklikkja fuq il-buttuna Open Source tad-Data .
- Fil-kaxxa Select dialog Sors tad-Data, navża mill-folders sakemm issib il-workbook ta 'l-Excel tiegħek. Jekk ma tistax issib il-fajl Excel tiegħek, kun żgur "L-għejun tad-data kollha" jintgħażlu fil-menu dropdown immarkat "Fajls tat-tip."
- Ikklikkja darbtejn fuq is-sors tal-fajl sors ta 'Excel, jew agħżel u kklikkja Open .
- Fil-kaxxa Select dialog dialog, agħżel il-folja ta 'Excel li fiha d-data li tixtieq tingħaqad mad-dokument tiegħek.
- Kun żgur li l-kaxxa ta 'kontroll ħdejn "L-ewwel ringiela tad-data fiha headers tal-kolonni" hija ċċekkjata.
- Ikklikkja OK .
Issa li s-sors tad-dejta ġie assoċjat mad-dokument prinċipali, tista 'tibda tidħol it-test u / jew tibdel id-dokument Word tiegħek. Madankollu, ma tistax tagħmel bidliet fis-sors tad-dejta tiegħek f'Excel; jekk għandek bżonn tagħmel bidliet fid-data, trid tagħlaq id-dokument prinċipali fil-Kelma qabel ma tkun tista 'tiftaħ is-sors tad-dejta f'Excel.
L-introduzzjoni tal-merge fields fid-dokument tiegħek hija faċli billi ssegwi dawn il-passi:
- Ikklikkja fuq il-buttuna Insert Merge Field fuq il-toolbar tal-posta jingħaqdu. Il-kaxxa ta 'dialog Insert Merge Field tidher.
- Irreferi l-isem tal-qasam li tixtieq inserixxi mil-lista u kklikkja Insert .
- Il-kaxxa tibqa 'miftuħa, li tippermetti li tiddaħħal aktar oqsma. Jekk daħħal aktar minn qasam wieħed wara xulxin, il-Kelma ma żżidx awtomatikament l-ispazju bejn l-oqsma fid-dokument tiegħek; trid tagħmel dan lilek innifsek wara li tagħlaq il-kaxxa tad-djalogu. Fid-dokument tiegħek se tara l-isem tal-kamp imdawwar b'vleġeġ doppju.
- Meta tkun qed tagħmel, ikklikkja Agħlaq .
Daħħal l-Indirizzi tal-Blokki u t-Tislijiet - Użu bir-reqqa
Microsoft dan l-aħħar żiedet karatteristika li tgħaqqad il-posta li tippermettilek li ddaħħal blokok ta 'l-indirizz u linji ta' divertiment. Billi tikklikkja l-buttuna rispettiva fuq il-toolbar, il-Kelma jippermettilek li ddaħħal bosta oqsma f'daqqa, irranġati f'varjazzjonijiet komuni.
Il - buttuna tal- imblokk tal-indirizz tad-daħħal huwa dak fuq ix-xellug; il- linja tas-salib tad - daħħal hija fuq il-lemin.
Barra minn hekk, meta tikklikkja fuq kull buttuna, Kelma turi kaxxa ta 'dialog li tagħtik xi għażliet dwar liema oqsma tixtieq inserit, kif tixtieq li jiġu rranġati, liema punteġġjatura tinkludi u oħrajn. Filwaqt li dan jinstema 'b'mod ċar biżżejjed u huwa jekk qed tuża sors tad-dejta maħluq fil-Kelma, jista' joħloq konfużjoni jekk qed tuża worksheet ta 'Excel.
Ftakar meta r-rakkomandazzjoni dwar iż-żieda ta 'ringiela ta' l-intestatura fil-paġna tax-xogħol tiegħek fuq paġna 1 ta 'dan l-artikolu? Ukoll, jekk inti semmejt qasam xi ħaġa apparti minn dak li Word tuża bħala isem ta 'qasam għal dejta simili, Word tista' tqabbel l-oqsma ħażin.
X'inhu dan ifisser huwa jekk tuża l-buttuna ta 'l- indirizzi tad- daħħal jew daħħal il- buttuni tal- linja ta' riserva, id-data tista 'tidher f'ordni differenti minn dik speċifikata, sempliċiment għaliex it-tikketti ma jaqblux. Fortunatament, Microsoft antiċipat dan u nbniet f'Karatteristika Oqsma tal-Logħob li jippermettilek tqabbel l-ismijiet ta 'oqsma tiegħek ma' dawk li tuża Kelma fil-blokki.
Użu ta 'Oqsma ta' Match biex Tikketti tal-Qasam tal-Mapep Korrettement
Biex tqabbel l-oqsma, segwi dawn il-passi:
- Ikklikkja fuq il-buttuna Match Fields fuq il-toolbar.
- Fil-kaxxa ta 'dialog tal-Qasam tal-Logħob, se tara lista tal-ismijiet tal-qasam tal-Kelma fuq ix-xellug. Fuq in-naħa tal-lemin tal-kaxxa, se tara kolonna tal-kaxxi dropdown. L-isem fil-kaxxa dropdown huwa l-qasam li l-Kelma qed juża għal kull qasam rispettiv fil-blokk Indirizz jew il-blokka tal-linja ta 'Greeting. Biex tagħmel xi bidliet, sempliċement tagħżel l-isem tal-qasam mill-kaxxa li tidher.
- Ladarba tkun lest bidliet, ikklikkja OK .
Tista 'wkoll iġġib il-kaxxa dialog tal-Qasam tal-Oqsma billi tagħfas il-buttuna tal-Oqfsa tal - Logħob fil-qiegħ tal-kaxex tad-Daħla tal-Indirizz ta' Imblukkar jew Greeting Line, it-tnejn li huma jidhru meta tikklikkja l-buttuna tal-toolbar rispettiva.
Jaraw id-Dokumenti tal-Merge tal-Posta
Qabel ma nkomplu nwassbu u nipprintjaw id-dokumenti amalgamati tiegħek, nota dwar ifformattjar: Meta ddaħħal merge fields f'xi dokument, Word ma jkollux il-formatting tad-data mis-sors tad-dejta.
Applikazzjoni ta 'Formattjar Speċjali minn Spreadsheet Sors
Jekk trid tapplika formattjar speċjali bħal korsiv, b'tipa grassa jew sottostanti, trid tagħmel hekk fil-Kelma. Jekk qed tara d-dokument bl-oqsma, għandek tagħżel il-vleġeġ doppju fuq iż-żewġ naħat tal-qasam li għalih tixtieq tapplika l-ifformattjar. Jekk qed tara d-data magħquda fid-dokument, sempliċement tenfasizza t-test li tixtieq tibdel.
Ftakar li kwalunkwe bidla se twettaq matul id-dokumenti kollha amalgamati, mhux biss dak individwali.
Previżjoni tad-Dokumenti Mergħin
Biex tipprepara d-dokumenti amalgamati tiegħek, ikklikkja l-buttuna View View Merged Data fuq il-toolbar tal-Mail Merge. Din il-buttuna taħdem bħal swiċċ toggle, hekk jekk inti tixtieq li tmur lura għall-wiri biss l-oqsma u mhux id-dejta li fihom, ikklikkjaha mill-ġdid.
Tista 'tinnaviga permezz tad-dokumenti magħquda billi tuża l-buttuni tan-navigazzjoni fuq il-toolbar tal-Mail Merge. Dawn huma, mix-xellug għal-lemin: L-Ewwel Reġistru , Ir-Reġistrazzjoni Preċedenti , Ir-Reġistru , Ir-Rekord li Jmiss , L-aħħar Rekord
Qabel ma niġġenera d-dokumenti tiegħek, għandek tagħtihom il-vista kollha, jew kemm tista 'biex tivverifika li kollox ingħaqad sewwa. Oqgħod attent b'mod partikolari għal affarijiet bħall-punteġġjatura u l-ispazjar madwar id-dejta amalgamata.
Iffinalizza d-Dokument ta 'Merge Mail Mail tiegħek
Meta tkun lest biex tgħaqqad id-dokumenti tiegħek, għandek żewġ għażliet.
Merge mal-Printer
L-ewwel wieħed huwa li jingħaqdu mal-istampatur. Jekk tagħżel din l-għażla, id-dokumenti se jintbagħtu lill-istampatur mingħajr ebda modifika. Tista 'tingħaqad ma' l-istampatur sempliċiment billi tikklikkja l-buttuna tal- Għaqda tal- toolbar għall-Printer .
Jingħaqdu f'Dokument Ġdid
Jekk trid tippersonalizza xi wħud jew id-dokumenti kollha (għalkemm, tkun għaqli li żżid nota fil-qasam tad-dejta għal noti personalizzati), jew tagħmel xi bidliet oħra qabel ma tistampa, tista 'tgħaqqadhom ma' dokument ġdid; jekk inti tingħaqad ma 'dokument ġdid, id-dokument prinċipali tal-posta jingħaqdu u s-sors tad-dejta jibqgħu intatti, iżda jkollok it-tieni fajl li fih id-dokumenti amalgamati.
Biex tagħmel dan, sempliċement ikklikkja l-buttuna Toolbar ta ' Jingħaqad ma' Dokument Ġdid .
Kwalunkwe metodu li tagħżel, inti tiġi ppreżentat b'kaxxa ta 'dialog fejn tista' tgħid lil Word biex tgħaqqad ir-rekords kollha, ir-rekord kurrenti, jew firxa ta 'rekords.
Ikklikkja l-buttuna tal-għażla ħdejn l-għażla mixtieqa tiegħek u mbagħad ikklikkja OK
Jekk trid tgħaqqad firxa, ikollok bżonn tpoġġi n-numru tal- bidu u n -numru finali għar-rekords li tixtieq tinkludi fil-merge qabel ma tikklikkja OK .
Jekk għażlet li tipprintja d-dokumenti, wara li tidħol il-kaxxa tad-djalogu, inti tkun ippreżentat bil-kaxxa tad-Disinn Stampa. Tista 'tinteraġixxi miegħu l-istess kif tista' għal kwalunkwe dokument ieħor.