Mail merge hija għodda li tissimplifika l-ħolqien ta 'sett ta' dokumenti li huma simili iżda li fihom elementi ta 'data uniċi u varjabbli. Dan isir billi tgħaqqad database li fiha dawk l-elementi tad-dejta għal dokument, li jkun fih merge fields fejn dik id-dejta unika se tkun popolata.
Mail merge jiffranka l-ħin u l-isforz billi awtomatizza l-proċess tad-dħul ta 'biċċiet ta' dejta standardizzati bħal ismijiet u indirizzi f'dokument. Pereżempju, tista 'tgħaqqad ittra formali ma' grupp ta 'kuntatti f'Ottubru; din l-ittra jista 'jkollha qasam ta' fużjoni għall-indirizz ta 'kull kuntatt u wieħed għall-isem tal-kuntatt korrispondenti bħala parti mill-għotja tal-ittra.
Użi ta 'Mail Merge
Mail merge, għal ħafna nies, iqajjem ħsibijiet ta 'junk mail. Filwaqt li l-kummerċjanti mingħajr dubju jużaw il-posta jingħaqdu biex jiġġeneraw ammonti kbar ta 'posta malajr u faċilment, ħafna użi oħra jistgħu jkunu sorpriżi u ibiddlu l-mod kif toħloq xi wħud mid-dokumenti tiegħek.
Tista 'tuża mail merge biex toħloq kwalunkwe tip ta' dokument stampat, kif ukoll dokumenti distribwiti elettronikament u faxes. It-tipi ta 'dokumenti li tista' toħloq bl-użu ta 'mail merge huma virtwalment illimitat. Hawn huma xi eżempji:
- Katalgi
- Inventarji
- Fatturi
- Tikketti
- Envelops
- U, ovvjament, ittri
Meta tintuża b'mod intelliġenti, il-merge tal-posta tista 'ttejjeb ħafna l-produttività tiegħek. Jista 'wkoll iżid l-effettività tad-dokumenti li toħloq. Per eżempju, billi timmodifika l-ittri bl-ismijiet ta 'riċevituri jew ma' elementi oħra li huma speċifiċi għal kull riċevitur, tippreżenta immaġni illustrata u personali li tistabbilixxi l-istadju għar-riżultat li tixtieq.
Anatomija ta 'Mail Merge
Il-merge tal-posta tikkonsisti f'żewġ partijiet ewlenin: id-dokument u s -sors tad - dejta , imsejħa wkoll bħala d-database. Microsoft Word tissimplifika x-xogħol tiegħek billi tħallik tuża applikazzjonijiet oħra tal-Uffiċċju bħal Excel u Outlook bħala sorsi tad-dejta. Jekk għandek l-uffiċċju sħiħ tal-Uffiċċju, billi tuża waħda mill-applikazzjonijiet tagħha bħala sors tad-dejta tiegħek huwa faċli, konvenjenti u rakkomandat ħafna. Bl-użu ta 'kuntatti li diġà daħlu fil-kuntatti ta' l-Outlook tiegħek, per eżempju, se tiffranka milli terġa 'ddaħħal dik l-informazzjoni f'sors tad-data ieħor. Permezz ta ' spreadsheet eżistenti ta' Excel jagħtik flessibilità akbar mad-dejta tiegħek milli s-sors tad-dejta li se toħloq il-Kelma.
Jekk għadek biss il-programm Word, madankollu, xorta tista 'tuża l-karatteristika tal-posta jingħaqad. Kelma għandu l-abbiltà li joħloq sors ta 'dejta kompletament customizable għalik biex tuża fil-mail tiegħek jingħaqdu.
Twaqqif ta 'Merge tal-Posta
Il-merge tal-posta jista 'jidher ikkumplikat u dokumenti ċellulari kumplessi li jiddependu fuq bażijiet tad-dejta kbar żgur jistgħu jkunu. Kelma, madankollu, tissimplifika s-setup ta 'mail merge għal użi komuni billi tipprovdi wizards li jimxu miegħek permezz tal-proċess li jgħaqqad id-dokument tiegħek ma' database. Ġeneralment, tista 'tlesti l-proċess f'inqas minn 10 passi pjuttost faċli, inklużi l-konstatazzjoni u l-korrezzjoni ta' żbalji. Ikun inqas milli tipprepara d-dokument tiegħek b'mod manwali, u b'ħafna inqas ħin u battikata.