Il-biċċa l-kbira tal-kumpaniji huma familjari ma 'dak li jista' jsir fil-Microsoft Word u l-Excel, iżda l-komprensjoni li Microsoft Access tista 'tagħmel hija daqsxejn diffiċli biex taħtaf. L-idea li jinħolqu databases u li tipprova żżommhom tidher bħala użu mhux neċessarju ta 'riżorsi. Madankollu, għal negozji żgħar, dan il-programm jista 'jipprovdi bosta vantaġġi distinti, b'mod partikolari fir-rigward tal-ġestjoni tat-tkabbir u l-organizzazzjoni.
Microsoft Access jipprovdi mod ħafna aktar robust għall-kumpaniji ż-żgħar biex isegwu dejta u proġetti minn Excel jew Word. L-aċċess jista 'jieħu aktar ħin biex jitgħallem milli l-apps tal-Microsoft li jintużaw iktar komunement, iżda għandu wkoll l-aktar valur miżjud għall-intraċċar ta' proġetti, baġits u tkabbir. Id-data kollha meħtieġa biex tmexxi negozju żgħir għal paragun u analiżi tinżamm f'programm wieħed, li jagħmilha aktar faċli li wieħed imexxi rapporti u mapep minn kwalunkwe programm ieħor. Microsoft toffri numru ta 'mudelli biex tissimplifika l-proċess tat-tagħlim u l-utenti jistgħu jippersonalizzaw il-mudelli hekk kif imorru. Il-fehim tal- elementi fundamentali ta 'Microsoft Access jista' jgħin lin-negozji ż-żgħar jaraw il-valur sħiħ tagħhom fl-operazzjonijiet ta 'kuljum tagħhom.
Jekk diġà qed tuża spreadsheet, huwa faċli li tikkonverti l-ispreadsheet Excel tiegħek għal database ta 'Aċċess.
Żamma ta 'Informazzjoni għall-Klijent
Id-database tippermetti lin-negozji jsegwu l-informazzjoni kollha meħtieġa għal kull klijent jew klijent, inklużi indirizzi, informazzjoni dwar ordnijiet, fatturi u pagamenti. Sakemm id-database tinħażen fuq netwerk fejn l-impjegati kollha jistgħu jkollhom aċċess għaliha, l-utenti jistgħu jiżguraw li l-informazzjoni tibqa 'kurrenti. Minħabba li l-informazzjoni tal-klijent hija kritika għal kull negozju żgħir, id-database tista 'tiġi żgurata. Iż-żieda ta 'formoli għad-database tgħin lin-negozji ż-żgħar li d-data hija konsistentement imdaħħla mill-impjegati kollha.
Peress li l-utenti jsiru familjari mal-programm, jistgħu jiżdiedu aktar komponenti elaborati, bħal mapping lil indirizzi tal-klijenti. Dan iħalli lill-impjegati jivverifikaw l-indirizzi għal klijenti ġodda jew jippjanaw rotot għall-kunsinni. Jippermetti wkoll lin-negozji biex joħolqu fatturi u jkunu jistgħu jibagħtu emails jew posta regolari u jkunu jistgħu jsegwu meta u kif tħallsu l-fatturi. L-aġġornament u l-ħażna tad-data tal-klijent fl-Aċċess huma iktar affidabbli minn spreadsheet jew dokument Word, u jissimplifika l-ġestjoni ta 'dik l-informazzjoni.
Traċċar ta 'Data Finanzjarja
Bosta negozji jixtru software speċifikament biex isegwu l-finanzi, iżda għal negozju żgħir li mhuwiex biss mhux meħtieġ, dan it-tendenza joħloq xogħol żejjed. Minbarra li jista 'joħloq u jsegwi l-fatturi, l-ispejjeż u t-tranżazzjonijiet tan-negozju kollha jistgħu jiġu rreġistrati permezz tal-istess programm. Għal kumpaniji li għandhom l-Uffiċċju tal-Microsoft Office sħiħ, inklużi Outlook u Aċċess, tfakkiriet ta 'pagamenti f'PerSek jistgħu jkunu marbuta mad-database. Meta t-tfakkira toħroġ, l-utenti jistgħu jagħmlu l-ħlasijiet meħtieġa, daħħlu d-dejta fl-Aċċess, imbagħad jagħlqu t-tfakkira.
Jista 'jkun meħtieġ li jinxtara softwer aktar sofistikat hekk kif in-negozju jikber, u dawk in-negozji għandhom vantaġġ jekk id-dejta finanzjarja kollha tkun maħżuna f'Aċċess. Ħafna programmi oħra jistgħu jakkomodaw id-data esportata mill-Aċċess, u b'hekk tagħmilha aktar faċli li tiġi migrata l-informazzjoni meta jasal iż-żmien.
Ġestjoni tal-Marketing u l-Bejgħ
Wieħed mill-aktar modi ftit użati iżda b'saħħithom ta 'l-użu ta' l-Aċċess huwa li timmonitorja l-informazzjoni dwar il-marketing u l-bejgħ Bl-informazzjoni eżistenti tal-klijent diġà maħżuna fid-database, huwa faċli li tibgħat emails, flyers, kupuni u posta regolari lil dawk li jistgħu jkunu interessati fil-bejgħ jew offerti speċjali. In-negozji ż-żgħar jistgħu jsegwu kif ħafna mill-klijenti eżistenti tagħhom irrispondew wara kampanja ta 'kummerċjalizzazzjoni.
Għal klijenti ġodda, kampanji sħaħ jistgħu jinħolqu u jiġu mmonitorjati minn post wieħed. Dan jagħmilha eħfef għall-impjegati biex tara dak li diġà tlesta u x'għad irid isir jew liema segwitu huma meħtieġa.
Traċċar ta 'Produzzjoni u Inventarju
Simili għall-intraċċar tal-klijenti, li tkun tista 'ssegwi dejta dwar l-inventarju, ir-riżorsi u l-istokk hija kritika għal kwalunkwe negozju. L-aċċess jagħmilha faċli li tiddaħħal id-dejta fuq vjeġġi lejn imħażen u tkun taf meta huwa l-waqt li tordna aktar ta 'prodott partikolari. Dan huwa speċjalment kritiku għall-manifatturi li jeħtieġu għadd ta 'riżorsi differenti biex jikkompletaw prodott, bħal partijiet ta' ajruplan jew ingredjenti farmaċewtiċi attivi.
Anki l-industriji tas-servizzi għandhom iżommu l-inventarju, u billi dik l-informazzjoni kollha f'post wieħed tagħmilha iktar faċli biex tara liema kompjuter huwa assenjat lil liema impjegat jew tiddetermina meta t-tagħmir tal-uffiċċju jeħtieġ li jiġi aġġornat. Jekk it-traċċar ta 'vetturi, apparat mobbli, numri tas-serje, informazzjoni ta' reġistrazzjoni, reġistri tal-utent jew tifrix tal-ħajja hardware, negozji żgħar se jkunu jistgħu jsegwu l-hardware tagħhom b'mod aktar faċli.
Lil hinn mill-hardware, in-negozji għandhom ikunu jistgħu jsegwu s-softwer. Mir-reġistrazzjoni u n-numru ta 'kompjuters li jistgħu jużaw is-softwer għall-informazzjoni dwar il-verżjoni u l-utent, huwa vitali għan-negozji li jkunu jistgħu jiġbdu malajr u b'mod preċiż l-informazzjoni dwar il-konfigurazzjonijiet attwali tagħhom. It-tmiem reċenti tal-appoġġ għall-Windows XP iservi bħala tfakkira qawwija ta 'għaliex huwa importanti li tkun taf liema softwer u sistemi operattivi huma fuq kompjuters u apparat tan-negozju.
Tmexxija ta 'Rapporti u Analiżi
Forsi l-aktar aspett b'saħħtu ta 'Aċċess huwa l-abbiltà ta' l-utent li jiġġenera rapporti u mapep mill-informazzjoni kollha. Li tkun tista 'tiġbor dak kollu maħżun fid-databases differenti huwa dak li jagħmel lil Microsoft Access powerhouse għan-negozji ż-żgħar. Utent jista 'malajr jiġġenera rapport li jqabbel l-ispejjeż tar-riżorsi mal-prezzijiet kurrenti, joħloq tabella li turi kemm qiegħda taħdem għal kampanja ta' kummerċjalizzazzjoni li jmiss, jew imexxu analiżi li tidentifika liema klijenti huma lura fuq pagamenti. Bi ftit għarfien addizzjonali dwar il-mistoqsijiet, negozji żgħar jistgħu jieħdu l-kontroll ta 'kif jaraw id-data.
Saħansitra iktar importanti, Microsoft Access jista 'jkun marbut ma' prodotti oħra tal-Microsoft. In-negozji żgħar jistgħu jirrevedu rapport, ifittxu data tal-klijent, u jiġġeneraw fatturi f'Kelma. Ftuħ ta 'posta elettronika jista' joħloq ittri post regolari waqt li l-utent jiġġenera email fl-Outlook. Id-data tista 'tiġi esportata lil Excel għal ħarsa aktar fil-fond fid-dettalji, u minn hemm tintbagħat lil PowerPoint għal preżentazzjoni. L-integrazzjoni mal-prodotti l-oħra kollha tal-Microsoft hija forsi l-aħjar raġuni biex tuża Aċċess biex tiċċentralizza l-informazzjoni kollha tan-negozju.