Tifkira d-differenza bejn Spreadsheet u Database
Waħda mir-raġunijiet li l-kumpaniji qed joqogħdu lura milli jużaw l-Microsoft Access hija nuqqas ta 'fehim tad-differenza bejn spreadsheet u database. Dan iwassal lil ħafna nies biex jaħsbu li l-informazzjoni dwar il-monitoraġġ tal-klijent, l-ordnijiet ta 'xiri u d-dettalji tal-proġett fi spreadsheet huma adegwati għall-ħtiġijiet tagħhom. Ir-riżultat aħħari huwa li huwa diffiċli li jinżamm kontroll tal-konfigurazzjoni, jintilfu l-fajls għall-korruzzjoni, u l-impjegati aċċidentalment jissostitwixxu informazzjoni pertinenti. Bi ftit għarfien dwar is-saħħa u l-ħafna użi ta 'database, huwa iktar faċli għan-negozji ż-żgħar li jaraw meta spreadsheet huwa biżżejjed għal xogħol u meta tinħoloq database.
Huwa importanti li jkun hemm għarfien bażiku dwar x'inhi d- database . Il-biċċa l-kbira tan-nies aċċessaw id-databases qabel, bħal dawk fil-librerija pubblika, iżda sempliċiment jużawhom ma jagħmilx ċar kif spreadsheets u databases huma differenti. L-infiq ta 'ftit minuti ta' tagħlim dwar id-databases jgħin biex il-paragun isir iktar ċar.
Organizzazzjoni tad-Data
Forsi l-aktar differenza ovvja bejn spreadsheet u database hija l-mod kif tiġi organizzata d-data. Jekk id-data hija relattivament ċatta, allura spreadsheet hija perfetta. Il-mod biex jiġi ddeterminat jekk tabella ċatta hijiex l-aħjar, staqsi jekk il-punti tad-data kollha jew le għandhomx jitpinġu faċilment fuq tabella jew tabella? Pereżempju, jekk kumpanija trid issegwi l-qligħ fix-xahar matul is-sena, spreadsheet hija perfetta. Spreadsheets huma maħsuba biex jimmaniġġaw lottijiet ta 'l-istess tip ta' data, immappjar tal-progress ta 'ftit punti ewlenin.
B'paragun, id-databases għandhom struttura relazzjonali tad-dejta. Jekk utent iġbed id-dejta, ikun hemm bosta punti li għandhom jiġu kkunsidrati. Per eżempju, jekk kumpanija trid issegwi l-qligħ ta 'kull xahar tagħha u tqabbelhom mal-kompetituri matul l-aħħar ħames snin, hemm relazzjoni bejn dawn il-punti tad-dejta, iżda mhux fokus wieħed. It-tfassil ta 'tabella waħda biex tirrapporta r-riżultati tkun diffiċli, jekk mhux impossibbli. Id-databases huma mfassla biex jagħmluha faċli għall-utenti biex jiġġeneraw rapporti u jmexxu l-mistoqsijiet.
Kumplessità tad-Data
L-eħfef mod kif tqabbel jekk id-dejta għandhiex tinżamm f'folja jew f'database hi li wieħed iħares lejn kemm hi kumplessa d-dejta. Dan jgħin jiċċara kif id-dejta għandha tiġi organizzata jekk utent għadu mhux ċert.
Id-dejta tal-ispreadsheet hija sempliċi. Tista 'tiġi miżjuda faċilment ma' tabella jew tabella waħda u miżjuda ma 'preżentazzjoni mingħajr ma teskludi informazzjoni. Huwa faċli li tinżamm kif isegwi biss ftit valuri numeriċi ewlenin. Jekk ftit ringieli u kolonni huma meħtieġa, id-data hija l-aħjar maħżuna f'folja spreadsheet.
Id-dejtabejżis fihom ħafna tipi differenti ta 'dejta li kollha għandhom xi relazzjoni mad-dejta l-oħra fid-database. Pereżempju, il-kumpaniji jżommu ammont sinifikanti ta 'dejta fuq il-klijenti tagħhom, minn ismijiet u indirizzi għall-ordni u l-bejgħ. Jekk utent jipprova jgħaqqad eluf ta 'ringieli fi spreadsheet, l-odds huma tajbin li għandhom jiġu mdaħħla f'database.
Ripetizzjoni tad-Data
Sempliċement minħabba li d-dejta ser tkun aġġornata mhux bilfors ifisser li hija meħtieġa database. Se jkun hemm l-istess data kontinwament ripetuta? U huwa n-negozju interessat fis-segwitu ta 'avvenimenti jew azzjonijiet?
Jekk il-punti tad-dejta jinbidlu imma t-tip ta 'data huwa l-istess u jittraċċa avveniment wieħed, dik l-informazzjoni probabbilment tkun ċatta. Eżempju huwa l-ammont tal-bejgħ matul is-sena. Il-perjodu ta 'żmien jinbidel u n-numri jvarjaw, u mhux se jkun hemm data ripetuta.
Jekk xi partijiet tad-dejta jibqgħu l-istess, bħall-informazzjoni tal-klijent, filwaqt li oħrajn jinbidlu, bħan-numru ta 'ordnijiet u l-prontezza tal-pagamenti, l-odds huma azzjonijiet qed jiġu segwiti. Dan huwa meta għandha tintuża database. L-azzjonijiet għandhom bosta komponenti differenti għalihom, u jippruvaw isegwuhom kollha jeħtieġu database.
L-Għan Primarju tad-Data
Spreadsheets huma kbar għal avvenimenti onetime li ma jeħtiġux il-monitoraġġ ta 'ħafna aspetti differenti. Għal proġetti li jeħtieġu tabella waħda jew tnejn jew tabelli għal preżentazzjoni qabel ma jiġu arkivjati, spreadsheet huwa l-aħjar mod biex imorru. Jekk it-tim jew il-kumpanija jeħtieġ li jkunu jistgħu jikkalkulaw ir-riżultati u jiddeterminaw il-persentaġġi, jiġifieri fejn il-fuljetti huma l-aktar utli.
Il-bażijiet tad-dejta huma għal proġetti itwal fejn x'aktarx tintuża d-data għal darb'oħra. Jekk in-noti u l-kummenti huma meħtieġa, id-data għandha titmexxa f'database. Spreadsheets ma kinux iddisinjati biex isegwu d-dettalji, ftit punti numeriċi ewlenin.
Numru ta 'Utenti
In-numru ta 'utenti jista' jispiċċa jkun il-fattur deċiżiv dwar jekk tużax spreadsheet jew database. Jekk proġett jirrikjedi li numru kbir ta 'utenti jkunu jistgħu jaġġornaw id-dejta u jagħmlu bidliet, dan m'għandux isir fi spreadsheet. Huwa ferm iktar diffiċli li jinżamm kontroll tal-konfigurazzjoni kif suppost b'folja spreadsheet. Jekk hemm biss ftit utenti biex taġġorna d-data, ġeneralment bejn tlieta u sitt, spreadsheet għandha tkun adegwata (għalkemm tiżgura ruħek li tistabbilixxi regoli qabel ma tgħaddiha).
Jekk il-parteċipanti kollha fuq proġett jew dipartimenti sħaħ jeħtieġu jagħmlu bidliet, database hija l-aħjar għażla. Anki jekk kumpanija hija żgħira u għandha biss waħda jew tnejn min-nies fid-dipartiment issa, tikkunsidra kemm in-nies jistgħu jispiċċaw f'dak id-dipartiment f'ħames snin u jistaqsu jekk kollha għandhomx bżonn jagħmlu bidliet. L-aktar utenti li jeħtieġu aċċess, iktar probabbli database hija l-aħjar għażla.
Għandek ukoll tieħu kont tas-sigurtà tad-dejta. Jekk hemm ħafna informazzjoni sensittiva li teħtieġ li tkun żgurata, id-databases joffru sigurtà aħjar. Qabel ma tagħmel il-moviment, kun żgur li taqra dwar il-kwistjonijiet ta 'sigurtà li għandhom jiġu kkunsidrati qabel ma tinħoloq database.
Jekk int lest biex tagħmel il-biċċa xogħol bħla, aqra l-artiklu tagħna Converting Spreadsheets to Databases biex tibda fuq il-vjaġġ tiegħek.